De vergunning houden
In 2025 raakten 240 bedrijven hun vergunning kwijt. Niet door een controle op de weg, maar omdat ze hun kentekens niet actief hadden gehouden in het voertuigregister.
Waarom dit misgaat
De vergunning aanvragen is een project. Je bent er weken mee bezig, je weet precies wat er moet, en dan komt hij binnen. Daarna ga je rijden en verdwijnt het uit je hoofd.
Dat is logisch. Het probleem is dat de verplichtingen niet weggaan. Ze worden alleen onzichtbaar. Er komt geen aanmaning voordat het misgaat, en de NIWO hoeft je niet te bellen. Je bent gewoon je vergunning kwijt, en dan mag je niet meer rijden voor een ander.
Het gaat bijna nooit om grote overtredingen. Het gaat om een vinkje dat niet gezet is en een formulier dat niet verstuurd is.
Wat er na de afgifte nog moet
-
Kentekens actief houden in het voertuigregister hier gaat het mis
Elk voertuig waarmee je vergunningplichtig vervoer doet, moet in het voertuigregister van de NIWO staan en daar actief zijn. Verkoop je een bus en koop je een andere, dan moet dat register mee. Dit is de reden dat in 2025 240 bedrijven hun vergunning verloren. Niet omdat ze iets fout deden op de weg, maar omdat het register niet klopte.
-
Jaarlijkse opgave van personeelsaantallen
Elk jaar voor 31 januari geef je door hoeveel mensen er bij je werken. Ook als dat er nul zijn en je alleen rijdt. Het is vijf minuten werk en het wordt structureel vergeten omdat het midden in de drukste periode van je administratie valt.
-
Verlenging elke vijf jaar
De vergunning loopt vijf jaar. Daarna moet je verlengen, en bij die verlenging wordt opnieuw naar de vier eisen gekeken. Je vermogen moet dus nog steeds op orde zijn, en je vestiging ook.
-
Blijven voldoen aan de vier eisen
Betrouwbaarheid, kredietwaardigheid, vakbekwaamheid en een reële vestiging gelden niet alleen bij de aanvraag. Ze gelden doorlopend. Zakt je eigen vermogen onder de 9.000 euro voor je eerste voertuig, dan voldoe je niet meer, ook al heb je de vergunning al jaren.
-
Vertrek van je vervoersmanager melden
Rijd je op de vakbekwaamheid van een ander en stopt die persoon, dan heb je zes maanden om iemand anders te vinden. Lukt dat niet, dan vervalt je vergunning. Dit is het risico dat je met je eigen diploma niet loopt.
-
Wijzigingen doorgeven
Verhuizen, van rechtsvorm veranderen, een vennoot erbij: het moet allemaal door naar de NIWO. Een adreswijziging die je wel bij de Kamer van Koophandel doorgeeft maar niet bij de NIWO, gaat een keer opspelen.
Je jaar in één overzicht
Zo veel is het niet. Dat is precies waarom het misgaat: te weinig om een gewoonte van te maken, te belangrijk om te vergeten.
| Wanneer | Wat | Als je het vergeet |
|---|---|---|
| Voor 31 januari | Opgave personeelsaantallen | Aanmaning, bij herhaling gevolgen voor je vergunning |
| Doorlopend | Voertuigregister kloppend houden | Intrekking, 240 bedrijven in 2025 |
| Elk jaar | Jaarheffing van 25,80 euro | Openstaande post bij de NIWO |
| Elke vijf jaar | Verlenging, met hertoetsing van de vier eisen | Vergunning loopt af |
| Bij wijziging | Adres, rechtsvorm, vennoten, vervoersmanager | Je gegevens kloppen niet meer |
| Binnen 6 maanden | Vervanging van een vertrokken vervoersmanager | Vergunning vervalt |
Keurmerken die opdrachtgevers vragen
Dit hoeft niet van de wet, maar zonder kom je bij sommige opdrachtgevers niet binnen. Grote verladers en bemiddelaars zetten het steeds vaker als voorwaarde in hun contracten.
PayChecked in Transport laat zien dat je je loonadministratie op orde hebt en je mensen betaalt volgens de regels. Het is een controle op je administratie, geen formulier dat je even invult. Wie er nooit mee te maken heeft gehad, onderschat hoeveel voorbereiding het kost.
We bereiden je erop voor: we lopen je administratie door zoals de controleur dat gaat doen, zetten op een rij wat er ontbreekt en helpen je dat aanvullen voordat de toets komt. Dat kost 750 euro eenmalig.
Het compliance-abonnement
Voor wie de vergunning heeft en er niet meer aan wil denken. We houden de termijnen bij en geven op tijd een seintje.
Basis
39
euro per maand
We bewaken je termijnen en sturen je op tijd een bericht met wat er moet en hoe je het doet. Jij voert het uit.
- Herinnering voor de opgave in januari
- Signaal als je verlenging in zicht komt
- Jaarlijkse controle of je voertuigregister nog klopt
- Mailtje bij belangrijke wijzigingen in de regels
Plus
99
euro per maand
Alles van Basis, maar dan doen we het werk. Jij krijgt bericht als het gedaan is, niet als het moet.
- We doen de jaarlijkse opgave voor je
- We verwerken wijzigingen in het voertuigregister
- We regelen je verlenging als die aan de beurt is
- Vragen tussendoor zonder de klok erop
PayChecked-voorbereiding
750
euro, eenmalig
Losse dienst, met of zonder abonnement. Je administratie doorgelopen zoals de controleur het gaat doen.
Voorbereiding aanvragenBedragen exclusief 21 procent btw. Maandelijks opzegbaar. De jaarheffing van de NIWO en eventuele kosten van je boekhouder betaal je rechtstreeks aan die partijen. Aanvragen gaat via het contactformulier. We nemen contact met je op om te kijken of het past bij je situatie, en pas daarna krijg je een factuur.
Twijfel je of je nog voldoet?
Plan een gesprek van twintig minuten. We lopen de punten hierboven langs en dan weet je waar je staat. Blijkt alles in orde, dan zeggen we dat gewoon en heb je niets nodig.